Special terms of use Energy Works

Deze voorwaarden betreffen de regels die van toepassing zijn wanneer je je inschrijft voor het gezondheids- en bewegingstraject “Energy Works” dat gericht is op organisaties en ondernemingen met als doel gezonde werknemers in een gezond bedrijf. Het traject zal plaatsvinden mits en onder voorbehoud van een voldoende aantal deelnemers.

1. Definities

Organisator: Better Minds at Work BV, met maatschappelijke zetel te Schoebroekstraat 8, 3583 Paal-Beringen, ondernemingsnummer 0548.982.089, en Energy NV, met maatschappelijke zetel te Schoebroekstraat 8, 3583 Paal-Beringen, ondernemingsnummer 0872.287.544, de organisatoren van het Programma.
Programma: het gezondheids- en bewegingstraject “Energy Works” dat gericht is op organisaties en ondernemingen met als doel gezonde werknemers in een gezond bedrijf, en in het kader waarvan werknemers van de deelnemende organisaties en ondernemingen gedurende een periode van een 8-tal maanden een persoonlijk begeleidingstraject aangeboden krijgen, met een mix van inspirerende workshops die elk aspect van de gezondheid versterken, zowel fysiek, mentaal, emotioneel als spiritueel. Het Programma zal plaatsvinden mits en onder voorbehoud van een voldoende aantal deelnemers.
Deelname Periode: de periode van registratie voor deelname aan het Programma, vanaf de Startdatum tot en met de Sluitingsdatum.
- Startdatum: de datum vanaf wanneer Deelnemers zich kunnen registreren voor deelname aan het Programma, met name 1 juni 2023 08:00 uur.
- Sluitingsdatum: de deadline voor de ontvangst van registraties voor deelname aan het Programma, met name 31 oktober 2023 23:59 uur.
Programma Periode: de duurtijd van het Programma, startend op 17 november 2023 en eindigend op 6 juni 2024 (exacte datum onder voorbehoud).
Kick-off en Graduation Event: het kick-off event van het Programma dat zal plaatsvinden op 17 november 2023 tijdens het Teamleader Worksmarter 2023 event (fysiek en digitaal). Het einde van het programma is voorzien tijdens het Teamleader Worksmarter 2024 Graduation Event dat zal plaatsvinden op 6 juni 2024 (fysiek).
Deelnemer: (i) elke natuurlijke persoon en/of rechtspersoon die zich registreert voor deelname aan het Programma en die hiertoe gerechtigd is op grond van de voorwaarden zoals bepaald in art. 2 van deze Regels, en verder (ii) elke natuurlijke persoon die is ingeschreven voor en fysiek deelneemt aan het Programma.
Regels: deze bijzondere deelnamevoorwaarden die van toepassing zijn op het Programma dat door de Organisator gecommuniceerd wordt via de website weareenergy.eu van de Organisator.

2. Wijze en voorwaarden van deelname

Het Programma wordt aangekondigd via de website weareenergy.eu. Het Programma zal plaatsvinden mits en onder voorbehoud van registratie van een voldoende aantal Deelnemers voor het Programma. De Deelnemers worden hiervan door de Organisator per e-mail op de hoogte gesteld uiterlijk 31 oktober 2023.
Het Programma staat open voor (i) iedere zelfstandige gevestigd in Vlaanderen, d.w.z. iedere zelfstandige die een winstgevende beroepsactiviteit uitoefent zonder daarbij verbonden te zijn aan een werkgever via een arbeidsovereenkomst of zonder statuut van ambtenaar, (ii) iedere werkgever/Vlaamse KMO (volgens de Europese kmo-definitie), en (iii) iedere werknemer van een Vlaamse KMO die voldoet aan de voorwaarden zoals hierboven omschreven en wiens deelname werd goedgekeurd door de betrokken werkgever.
Deelnemers kunnen zich enkel registreren voor het Programma gedurende de Deelname Periode en op de wijze zoals omschreven in deze Regels. Om zich te registreren voor het Programma moet de Deelnemer een online deelnemingsformulier, dat beschikbaar is via de website weareenergy.eu, leesbaar, juist en volledig invullen. Onvolledige, onjuiste, onleesbare of valse formulieren worden niet aanvaard. De Organisator kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor verkeerde gegevens die door de Deelnemer meegedeeld worden (zoals een fout of onbekend adres).
De registratie is pas definitief na betaling van de toepasselijke prijs zoals bepaald in art. 4.4.
Na registratie en betaling ontvangt de Deelnemer een bevestigingsmail met link naar met link naar een specifieke webpagina op de website weareenergy.eu en dient deze aldaar de gevraagde gegevens van alle fysieke Deelnemers aan het Programma leesbaar, juist en volledig in te vullen. Vervolgens zullen de fysieke Deelnemers een uitnodiging ontvangen om hun persoonlijke account te activeren om zo toegang te kunnen krijgen tot het digitaal leerplatform en app waar alle informatie van het Programma beschikbaar zal zijn.

3. Programma

De Sluitingsdatum voor registratie als Deelnemer aan het Programma is 31 oktober 2023 om 23:59 uur. Het Programma zal plaatsvinden mits een voldoende aantal Deelnemers zich geregistreerd heeft voor het Programma. De Deelnemers worden hiervan door de Organisator per e-mail op de hoogte gesteld uiterlijk 31 oktober 2023.
De Programma Periode kent volgend tijdsverloop:
- 1 juni 2023: Kick-off event Worksmarter 2023 en start inschrijvingen voor het Programma
- 17 november 2023: Kick-off event op de Dag van de Ondernemer en start van het Programma
- November-december 2203: focus fysieke energie
- Januari-februari 2024: focus mentale energie
- Maart-april 2024: focus emotionele energie
- Mei 2024: focus spirituele energie
- 6 juni 2024: Worksmarter Graduation Event 2024 en einde van het Programma
Het Programma omvat volgende producten en diensten per fysieke Deelnemer:
- toegang tot online leerplatform & app
- 1 starterskit
- toegang tot 11 online workshops rond fysieke, mentale, emotionele en spirituele energie
- toegang tot 4 interactieve panelgesprekken
- 4 podcast wandelingen
- 1 biologische leeftijdstest
- 1 deelname aan een sportief evenement naar keuze (binnen het aanbod van de Organisator)
- 1 toegangsticket voor Worksmarter Graduation Event 2024
Alle registraties als Deelnemer aan het Programma moeten de informatie bevatten zoals gevraagd via het online deelnemingsformulier, zoals persoonlijke en contactgegevens, beschikbaarheid op de voorziene data van het Programma, alsmede antwoorden op eventuele vragen die gesteld worden.
De Organisator behoudt zich het recht voor om een Deelnemer wegens gerechtvaardigde reden van het Programma uit te sluiten.

4. Prijs

De prijzen van de verschillende Programmaformules zijn te raadplegen op de website weareenergy.eu.
Het Programma komt in aanmerking voor de werkbaarheidscheques van de Vlaamse overheid, die de Deelnemer zelf dient aan te vragen bij de bevoegde overheid.
De Deelnemer heeft de keuze tussen 3 verschillende formules op basis van het aantal fysieke Deelnemers:

Solo Pass: 1 tot en met 9 fysieke deelnemers;
Team Pass: 10 tot en met 19 fysieke deelnemers;
Company Pass: vanaf 20 fysieke deelnemers.
- De Deelnemer dient de betaling van de volledige prijs te voldoen via online betaling na keuze tussen de beschikbare betalingsmogelijkheden. De registratie is pas definitief na betaling van de toepasselijke prijs.
- Door te klikken op “Plaats bestelling met betalingsverplichting” plaatst de Deelnemer en definitieve bestelling voor het Programma en is de Klant gehouden tot uitvoering van de overeenstemmende betaling.
- De Organisator zal ingeval van annulatie van het Programma wegens een onvoldoende aantal Deelnemers, zoals omschreven in art. 3.2, of wegens andere gerechtvaardigde reden, de door de Deelnemer betaalde bedragen integraal terugstorten, uiterlijk binnen de 45 dagen na datum van annulatie van het Programma.

5. Verklaring van de Deelnemer – Aansprakelijkheid – Verzekering

De Deelnemer bevestigt met volle kennis van zaken en in volle vrijheid en onafhankelijkheid te hebben beslist deel te nemen aan het Programma en is zich bewust van de eventuele gevolgen van deelname aan het Programma. De Deelnemer erkent voldoende te zijn ingelicht dat deelname aan het Programma gepaard kan gaan met fysische en psychische (in)spanningen en prestatiedruk die voortvloeit uit de aard van het Programma.
De deelname aan het Programma geschiedt op eigen risico van de Deelnemer. De Deelnemer bevestigt over de nodige mutualiteitsverzekeringen te beschikken en te blijven beschikken gedurende de volledige Programma Periode.
De Deelnemer is zich bewust van het risico op eventuele materiële en/of lichamelijke schade verbonden aan het Programma. De Deelnemer staat in voor zijn/haar persoonlijke daad wanneer schade – van welke aard ook – ontstaat door zijn/haar eigen gedrag, dit wil zeggen door haar onbekwaamheid, onhandigheid en/of eigen onvoorzichtigheid.
De Deelnemer erkent en aanvaardt dat, ofschoon de Organisator alle redelijke voorzorgmaatregelen neemt om de veiligheid en gezondheid zo goed mogelijk te vrijwaren, geen enkele voorzorgmaatregel de veiligheids-, gezondheids- en andere risico’s met betrekking tot het Programma volledig kan uitsluiten.
De Organisator kan niet aansprakelijk gesteld worden voor enig feit dat niet aan hem toegeschreven kan worden, met name in geval van de onbeschikbaarheid van de website, technische defecten die de voortzetting van de registratie en/of deelname aan het Programma onmogelijk maken, storingen van het internet die het goede verloop van de registratie en/of deelname aan het Programma verhinderen, onderbrekingen, van vertragingen bij de verzending van gegevens, defecten van de computer van de Deelnemer of enig ander probleem dat verband houdt met de communicatienetwerken, de servers, de internetproviders, de computerapparatuur of de software, het verlies van gegevens, de gevolgen van virussen, anomalieën, elk technisch defect en elke hardware- of softwarefout van welke aard dan ook die de mogelijkheid om zich te registreren en/of deel te nemen aan het Programma verhinderen of beperken.
Behoudens zware of opzettelijke fout kunnen noch de Organisator, noch haar personeelsleden, noch de derden op wie in het kader van het Programma een beroep wordt gedaan, aansprakelijk worden gesteld voor schade van welke aard ook die de Deelnemer lijdt met betrekking tot deelname aan het Programma, waaronder begrepen maar niet beperkt tot schade geleden ten gevolge van verlies, verdwijning of diefstal van, of schade aan, persoonlijke goederen of schade geleden ten gevolge van ongevallen die zich voordoen als gevolg van of tijdens de deelname aan het Programma.
De Deelnemer erkent aan aanvaardt dat indien, ondanks het bepaalde in de voorgaande paragrafen, enige aansprakelijkheid van de Organisator voor geleden schade moet worden aangenomen, de aansprakelijkheid en verplichting tot vergoeding van de schade nimmer de bedragen te boven kunnen gaan die gedekt zijn door de door de Organisator terzake afgesloten verzekering(en), en ingeval geen verzekeringsdekking zou worden verleend, beperkt zal zijn tot maximaal de waarde van de Prijs zoals bepaald in art. 4.
Ingeval het toepasselijke recht de uitsluiting of beperking van aansprakelijkheid in of onder sommige of alle van de hierboven genoemde situaties of voorwaarden niet toelaat, dan zal de aansprakelijkheid van de Organisator beperkt zijn tot de maximale omvang zoals toegestaan door de toepasselijke wetten.

6. Persoonsgegevens en portretrechten

De persoonsgegevens van de Deelnemers die aan de Organisator worden meegedeeld en verzameld worden in het kader van het Programma, worden door de Organisator verwerkt voor de registratie en de organisatie van het Programma, in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke bepalingen. De Organisator is de verwerkingsverantwoordelijke van de verzamelde persoonsgegevens.
De Organisator behoudt zich het recht voor om de persoonsgegevens (zoals naam, voornaam, adres en eventueel foto) van de Deelnemers op haar website en op om het even welke andere drager (drukwerk, publicaties, film of video, sociale media, enz.) te gebruiken (met name te reproduceren en/of publiek te maken) voor marketingdoeleinden in het kader van het Programma, zonder dat de Deelnemer hiervoor recht heeft op enige vergoeding.
Informatie met betrekking tot de soorten gegevens die verwerkt worden, de verwerkingsdoeleinden en de uitoefening van de rechten (recht op toegang, recht op overdraagbaarheid van gegevens, recht op verbetering, recht op vergetelheid, recht van verzet tegen direct marketing, recht om een klacht in te dienen bij de autoriteiten) kan geraadpleegd worden in de privacy statement van de Organisator op de website weareenergy.eu en elke vraag hieromtrent kan op eenvoudig verzoek schriftelijk verkregen worden per brief of e-mail gericht aan de Organisator.
Zonder afbreuk te doen aan de rechten en verplichtingen van de Organisator en de Deelnemer met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, die zijn opgenomen in voormelde afzonderlijke privacy statement van de Organisator, verleent de Deelnemer aan de Organisator de toestemming om zijn/haar afbeelding, stem en naam te gebruiken met het oog op de productie en de exploitatie van het Programma. Het gaat om het vastleggen van de afbeelding (inclusief opnames en ook close up opnames), stem en naam van de Deelnemer in de opnames van het Programma, deze opnames te exploiteren (volledig of gedeeltelijk), al dan niet door derden, met inbegrip van promotioneel en commercieel gebruik (via alle gekende media) van het Programma, de afbeelding, stem en/of naam van de Deelnemer (met dien verstande dat de het commercieel gebruik van de afbeelding/stem/naam van de Deelnemer enkel zal kunnen geschieden in de specifieke context en enkel voor de promotie van het Programma, en op geen ogenblik kan er op geïsoleerde wijze gebruik worden gemaakt van de afbeelding/stem/ aam van de Deelnemer of voor andere doeleinden dan de promotie van het Programma).

7. Toezicht en klachten

De Organisator houdt toezicht op het correcte verloop van het Programma.
De Registratie voor en deelname aan het Programma houdt de volledige en onvoorwaardelijke aanvaarding van deze Regels in, met inbegrip van elke wijziging die later mogelijk aangebracht wordt. Ingeval van geschillen, of ingeval van een situatie die niet voorzien is in deze Regels, zal door de Organisator een finale beslissing genomen worden die niet voor discussie vatbaar is.
De Organisator behoudt zich het recht voor om, in geval van overmacht of om het even welke andere omstandigheid, het Programma of een deel ervan naar eigen goeddunken te wijzigen, uit te stellen, in te korten of te annuleren, zonder dat hij tot enige schadevergoeding gehouden is tegenover de Deelnemer of een derde.
Elke klacht, vraag of opmerking met betrekking tot het Programma moet uiterlijk binnen de 7 dagen na het einde van het Programma schriftelijk verstuurd worden naar de bovenvermelde maatschappelijke zetel van de Organisator of per e-mail via het e-mailadres info@energylab.be. Klachten of vragen die buiten deze termijn ingediend worden of die niet schriftelijk zijn (bv. mondeling of telefonisch), zullen niet behandeld worden.

8. Varia

Deze Regels zijn opgesteld in het Nederlands, welke versie voorrang heeft op de eventuele naar het Engels en/of Frans vertaalde versies.
Deze Regels worden, waar van toepassing, uitgebreid en aangevuld met de algemene voorwaarden van Energy Works, met de algemene voorwaarden van de organisatoren van evenementen waaraan de Deelnemer in het kader van het Programma zou deelnemen, en met eventuele toepasselijke voorwaarden en (aansprakelijkheids-)disclaimers met betrekking tot de deelname aan het Programma.
Indien een rechtbank of een andere bevoegde autoriteit oordeelt dat een van de bepalingen (of een deel van een bepaling) van deze Regels ongeldig, onwettig of onuitvoerbaar is, wordt die ongeldige bepaling of dat deel van die bepaling, voor zover vereist, vervangen door een rechtsgeldige bepaling die het meest overeenstemt met het economische doel en de strekking van de ongeldige bepaling, en wordt de geldigheid en uitvoerbaarheid van de overige bepalingen van deze Regels niet aangetast.
Deze Regels zijn onderworpen aan het Belgische recht. In geval van een geschil met betrekking tot het Programma of deze Regels zullen de Organisator en de Deelnemer eerst trachten hun geschil in der minne te regelen, bij gebreke waarvan het geschil valt onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van de maatschappelijke zetel van de Organisator.